Kako zgodno čuvati dokumente kod kuće?

Postoji mnogo situacija u kojima koristimo police osiguranja, potvrde, svjedodžbe. Stoga, kako bi potrebni papiri bili pri ruci, ljudi su prisiljeni čuvati dokumente kod kuće. Ali kako to ispravno učiniti da se ništa ne izgubi i ne ošteti?

Koje dokumente trebate čuvati?

Svaki suvremeni čovjek ima gomilu papirića za sve životne situacije. No, ne vrijedi čuvati svaki od njih.

Nabrojimo dokumente koje je obavezno držati kod kuće:

• Popis otvaraju putovnice i drugi obiteljski dokumenti. Na primjer, oporuke, svjedodžbe.
• Potvrde, punomoći, priznanice i ostalo vezano uz nekretnine i prijevoz.
• Priznanja, diplome, svjedodžbe, certifikati koji potvrđuju posjedovanje obrazovanja.
• Dokumenti vezani uz profesionalnu djelatnost: radne knjižice, ugovori, kontrakti.
• Rezultati pregleda, police osiguranja i medicinske kartice.
• Jamstveni listovi, računi za kućanske aparate i namještaj.
• Dokumenti povezani s porezima.

Zasebno se mogu izdvojiti elektronički dokumenti ili jednostavno podaci u digitalnom formatu. U pravilu, oni odgovaraju jednoj od gore navedenih točaka i također podliježu čuvanju.

Koliko dugo trebate čuvati dokumente?

Dokumente se može podijeliti prema vremenu čuvanja. Ono ovisi o roku valjanosti svakog pojedinog dokumenta.

• Trajni. Takve dokumente uvijek treba imati pri ruci. To su vjenčani listovi, rodni listovi, diplome koje potvrđuju obrazovanje, medicinski podaci, ovjerene notarske informacije, oporuke, mirovinske potvrde.
• Dugoročni. Dokumenti za nekretnine, automobil i skupe stvari. Također im pripadaju profesionalni dokumenti. Ovdje se mogu uvrstiti čekovi i računi. To je ono što se čuva dovoljno dugo i ostaje aktualno tijekom određenog vremenskog razdoblja.
• Kratkoročni. Potvrde o uslugama liječnika, odvjetnika, učitelja preporučuje se čuvati tijekom tri godine. Komunalni ugovori i izvodi pretpostavljaju isti rok.
• Beskorisni. Odmah se mogu baciti nepotrebni obrazovni, informacijski materijali, upute za temeljito proučene stvari, platne liste i ostalo.

Zasebno se mogu istaknuti neobvezni dokumenti koji, međutim, imaju veliko značenje za svog vlasnika. U njih spadaju osobni dnevnici, bilješke, fotografije i drugi predmeti za uspomenu. Obično se takve stvari također dugo čuvaju.

Stoga je preporučljivo izbaciti sve što se trenutno ne koristi i ne može biti od koristi u budućnosti. Kako biste održavali red, potrebno je redovito čistiti svoje 'spremište' i riješiti se nakupljenog smeća, istovremeno srediti uistinu važne dokumente.

Savjeti za čuvanje potrebnih dokumenata

U pravilu se u većini domova dokumenti čuvaju na standardan način.

1. Prvo se dokumenti sortiraju po kategorijama: kućni, radni, medicinski i drugi.
2. Zatim se smještaju u označene mape koje će spriječiti zabunu s dokumentima.
3. Dobiveni kompleti stavljaju se u zasebnu ladicu ili torbu. Usput, radi praktičnosti, unutar 'spremnika' često se postavljaju pregrade koje sprječavaju miješanje mapa. Pritom se treba uvjeriti da je mjesto čuvanja nedostupno djeci i životinjama, ali smješteno prikladno za korištenje.

Dobra je ideja često korištene osobne dokumente čuvati odvojeno. Putovnica, medicinska kartica, OIB i mirovinska iskaznica udobno će se smjestiti u plastične vrećice koje se zatvaraju na zatvarač. Takva pakiranja su hermetična i sadržaj će ostati u potpunom redu, ne dopuštajući mu da se, primjerice, smoči. Pritom se dokumenti povezani sa zdravljem trebaju čuvati što dostupnije – kako se ne bi gubilo vrijeme ako hitno zatrebaju.

Ispravno je uvijek imati kod kuće fotokopije važnih dokumenata. Bivaju različite situacije, i takva zaliha može pomoći u nepredviđenoj situaciji.

Posebno važne dokumente možete smjestiti u sef. Moderno tržište nudi velik izbor spremišta, tako da svaki kupac može odabrati nešto prikladno za sebe. Samo dokumente u sefu bolje je držati ne u plastičnim mapama – jer u slučaju požara materijal od kojeg su izrađene topi se brže od papira.

Netrivijalni načini čuvanja dokumenata

Opisano vam se čini dosadnim? Nema veze! Postoje zanimljiviji i praktičniji načini čuvanja dokumenata.

• • Organizacijska ploča. Postoji mnogo varijanti takvog uređaja. U najjednostavnijem obliku predstavlja ploču na koju se pribadačama pričvršćuju dokumenti. U složenijim verzijama ploča može imati male ladice i viseće nosače.

• • Mini-komoda. Potpuno je ista kao i obična komoda, ali mnogo manja. U njoj je vrlo praktično čuvati dokumente. Ako su sortirani u različite odjeljke, nikada se neće izgubiti! Ladice u komodi mogu biti različitih veličina: male – za sitne papiriće, velike – za nacrte.

• • Viseća kutija. Jednostavno mala kutija ili košara pričvršćena na zid poput poštanskog sandučića. U takvoj stvari, smještenoj u hodniku, zgodno je čuvati donesena pisma i račune.

• • Džepna omotnica. Slična prethodnoj varijanti, ali predstavlja omotnicu, a ne kutiju. Može se pričvrstiti na stol, hladnjak ili ormar. Omogućuje pohranu dokumenata koji su privremeno potrebni, bez zauzimanja dragocjenog prostora.

• • Košara za papire. Ne, ne za smeće – posebna, za pohranu. Postavlja se na stol ili u ormar, može imati nekoliko odjeljaka. Jednostavan, jeftin, ali učinkovit način za pohranu dokumenata.

• • Često korištene papire možete držati u mapi-portfelju. Ima ručku za nošenje. Konstruirana je tako da se dokumenti u njoj ne zgužvaju. Obično je predviđena za papire formata A4. Ako je potrebno, kako ne biste gubili vrijeme na traženje potrebnih isprava, jednostavno možete zgrabiti mapu-portfelj i požuriti na posao.

Koristimo digitalne tehnologije

Upute za lijekove, aparate i uredsku opremu zauzimaju puno prostora. Puno je jednostavnije pohraniti ih u elektroničkom obliku. Za to je potrebno pronaći iste informacije na internetu i usporediti ih s onima na fizičkom izvoru kako bi se uvjerili u istovjetnost. Možete jednostavno fotografirati upute i spremiti ih u mapu na računalu. Samo trebate izdvojiti tu mapu tako da je slučajno ne izbrišete. Još jednu kopiju dobivenih datoteka bolje je snimiti na vanjski medij, primjerice memorijsku karticu, ili poslati u oblak.

Za svaki slučaj možete skenirati i ostale dokumente. No tada se treba pobrinuti za sigurnost elektroničkog sustava od mogućeg hakerskog napada. Nikome se neće svidjeti curenje osobnih podataka na internet.

Inače, korištenje računala ili mobilnog telefona prikladno je za praćenje rokova važenja dokumenata. Dovoljno je jednostavno unijeti potrebne datume u "kalendar" kako bi elektronički uređaj obavijestio o isteku razdoblja valjanosti određenog dokumenta. Zatim će samo preostati riješiti se nepotrebnog papira.

Valjda, glavno pravilo pohrane dokumenata kod kuće glasi jednostavno: temeljitost i redovitost rada s kućnim papirima jamstvo su da se važan dokument neće izgubiti u najvažnijem trenutku.

Ne vrijedi čuvati sve dokumente. No postoji mnogo papira koje svatko od nas mora imati kod sebe. Treba ih držati na sigurnim i skrovitim, ali dovoljno lako dostupnim mjestima. Možete napraviti elektroničke i obične kopije dokumenata – vjerojatno će vam dobro doći. U svakom slučaju, uredno čuvanje i temeljito sortiranje papira pomoći će da ih sačuvate u cijelosti.